AI如何影响敏捷管理专家和产品负责人

Jun 18, 2024 by Zhang in  Blog

随着生成式人工智能的出现,软件公司现在可以在现有流程上添加额外的自动化。例如,软件工程师可以依靠生成式人工智能工具来快速生成和评估代码。

但是,人工智能的潜在好处远远超出了软件开发,延伸到了其他技术领域,包括项目管理、敏捷和Scrum。

在我们深入探讨人工智能对项目管理和Scrum的影响之前,让我们先快速讨论两点:

首先,不要担心这些工具会“抢走你的工作”。敏捷软件开发团队仍然需要所有他们一直需要的人,包括Scrum主管、产品负责人等等。这些工具并不能取代工作,相反,它们会让你的工作更有效率。

其次,尽管今天的人工智能工具似乎知道一切,似乎能够做任何事情(画画、写代码),但实际上,它们只是通过阅读文档、检查图像或阅读现有的计算机代码来重复它们所学到的东西。是的,他们创造看似新的东西,但与真正的人类创造力相去甚远。此外,它们可以做计算机一直擅长的事情,例如处理大量数据并为你提供统计数据。

人工智能工具距离真正拥有人类大脑的能力还有很长的路要走,这让我们回到了它们不会取代你的工作的问题上。这意味着当你想要弄清楚如何使工作场所的项目和流程更有效率时,你会想把这些工具当作你的私人助手。

人工智能工具能为你做什么?

我们花时间研究了许多不同的人工智能工具,它们可以帮助敏捷软件开发团队。所有大型项目管理软件现在都有AI插件,也有第三方工具与许多这些大公司集成。我们已经列出了我们看到的功能列表,但首先,让我们从如何使用像ChatGPT这样的常规人工智能工具来提高Scrum和项目管理能力开始。

当一个项目开始时,各个Scrum团队成员将决定应用程序的范围,包括以用户故事的形式列出的功能列表,以及提出描述和使命或愿景声明。这就是人工智能聊天工具的语言能力可以发挥作用的地方:你可以输入利益相关者关于他们希望项目完成的所有文本,然后让人工智能工具创建一个用户故事列表。

例如,你可以将所有信息粘贴到ChatGPT的提示符中,然后要求它提供在敏捷过程中使用的特定用户故事列表。这将比你必须手动构建这样的东西快得多。

或者,如果你喜欢手动完成,你可以使用你所构建的内容,并要求ChatGPT对其进行清理,并确保它作为用户故事列表是可读的和有用的。

在任何一种情况下,你仍然需要仔细检查它是否正确和完整。(记住,人工智能是你的助手,你仍然是主导者。)

然后,你可以要求ChatGPT考虑你刚刚提供给它的所有内容,然后为项目提供一个很好的描述和任务声明。

这里的关键是思考语言。在AI工具了解用户故事并帮助创建描述和任务声明之后,你可以要求AI将用户故事分解为单独的任务,并将其放置在待办事项中。

这一步将说明为什么人工智能只是一个助手,而不是取代你的工作。人工智能可能会在提出任务方面做得很好,然而,它可能会遗漏很多信息,而且有些任务要么太细,要么不够细。所以,你将使用AI为你提供一个起点。然后,你将改进它提供给你的内容,然后开始将任务放入待办事项列表中。

人工智能工具还可以帮助你确定任务的优先级,这样你就可以开始为第一个冲刺分配任务。

此时,你可能会继续使用诸如ChatGPT之类的提示工具,但你可能会发现它所能提供的帮助有限。在这一点上,它有点像“后座驾驶员”,通过大量的文字提供建议,但不与其他工具真正交互。

相反,你可能想要升级到与你的项目管理工具交互的工具。例如,当你在看板上添加注释并移动卡片时,一个好的项目管理人工智能工具可以在整个项目中观察和收集你的交互数据。

你会发现现在几乎所有的项目管理工具都有人工智能插件,在接下来的几年里,你会看到越来越多这样的工具出现。我们研究的许多工具都有很多共同点,谈这些工具可以帮助你的一些常见方法。我们在这里的目标是给你一个样本,这样你就可以开始思考,当你寻找下一个人工智能项目管理工具时,你需要什么功能。

在看板中排序任务

新的人工智能工具可以查看待办事项中的任务,并帮助确定哪些任务应该在下一个sprint中进行。当然,你会有最终的发言权,人工智能工具只是提出建议,当然不像你那样了解项目和工作。但它可能会发现某些东西,例如,它可能知道一个任务已经在待办事项中放置了一段时间,但是其他几个任务依赖于它的完成,因此它应该尽早完成。

它如何决定这取决于很多因素,如果这个工具在以前的项目中帮助过你,那么它将更多地了解你的特定团队是如何工作的。但它也可能预先编程了制造它的公司提供给它的信息,或者预先训练它。(例如,为某个软件组件编写的良好任务可能需要某个软件库或类来完成。人工智能工具可以快速发现这种依赖关系。)有几个工具提供了这个功能,我们发现Wrike和Asana在这方面有一些很好的功能。

分析任务需要多长时间,然后进行预测

我们都遇到过这样的情况:一个特定的任务被安排在一个sprint中,但却花了比计划更长的时间。然后,该任务继续进入下一个sprint,导致依赖于此任务完成的其他任务延迟。开发者会感到压力;利益相关者会感到沮丧甚至愤怒。

但是,当任务被清楚地说明(在人工智能的帮助下!)并详细说明预期的内容时,人工智能工具可以分析任务以确定需要多长时间。这种分析可以基于多种因素,包括完成其他项目中类似任务所需的时间,以及谁在处理该任务。然后,该工具可以建议将任务分解为两个或多个较小的任务。较小的任务可以由开发人员在一个sprint中完成,或者将它们分散到多个sprint中。

例如,一个名为Motion的人工智能工具就提供了这样的功能。

分析哪些开发人员有哪些优势

随着时间的推移,人工智能工具可以分析sprint发生了什么,并将开始在某些类型的工作和从事这些工作的开发人员之间建立联系。这些工具可能会注意到,一个开发人员总是按时完成一种类型的编码,但在做前端CSS工作时往往会停滞不前。由于该工具建立了这样的联系,它将开始能够自动将某些开发人员分配到某些任务,从而使你的工作变得更容易。

我们发现Hive的人工智能工具可以为你做这些工作。

在每日站会和回顾会议期间做笔记

有些工具能够听人们说什么(比如通过Zoom或通过一台电脑的麦克风),转录所有内容,然后建立笔记摘要。做笔记和编写总结通常是大多数人不喜欢做的工作,但团队中的某些人会被指派去做。不了!现在人工智能工具可以做到。因为今天的生成式人工智能非常擅长语言处理,它可以创建总结和要点列表,这可能和大多数人类一样好。这样可以节省很多时间。

有几个工具提供此功能,我们看的两个叫Spinach.io和ClickUp。

利益相关者的报告和视觉效果

对一些人来说,向涉众展示报告和图表并不是很有趣。涉众很忙,有时还很不耐烦,把你所有的时间都花在构建(和呈现!)完美的报告上可能会给你带来压力。

你希望报告简洁、措辞得体,并在尽可能少的空间和时间内提供尽可能多的信息。这就是人工智能工具可以提供帮助的地方。那些自带项目管理软件的人非常善于准确地知道要编译什么信息,并且能够以一种格式良好的方式呈现它,具有良好的视觉效果,并且使用易于阅读和切中要害的语言。

如果没有人工智能工具,手动创建这些报告可能需要很长时间,而且很少有乐趣。但人工智能工具几乎可以立即生成它们。然后你可以浏览它们,根据需要进行调整,并呈现它们。这节省了大量的时间,让你能够专注于更具创造性的任务,并与开发者进行互动。(也许终于可以休息15分钟,喝杯咖啡放松一下!)

Monday和前面提到的Wrike就是提供此功能的平台的例子。

更多的零星物品

在查看各种工具时,我们还看到其中一些工具声称擅长风险评估和缓解。这是一个相当高级的功能,但考虑到AI的位置,在这个领域出现工具并不奇怪。

我们偶尔看到的另一个特性是kpi(关键性能指标)的帮助。这些是大公司绝对喜欢的东西,而为公司工作的人通常讨厌。任何和他们打过交道的人都知道,把他们放在一起是多么困难和折磨人。所以这是我们在一些人工智能工具中看到的另一个很酷的功能,在未来一两年内可能会看到更多。Hive提供了这个功能,一个叫做Taskade的产品也提供了这个功能。

我们遇到的另一个有趣的特性是聊天机器人,团队成员可以通过聊天机器人询问有关项目本身的问题。从理论上讲,一个好的看板应该能够讲述关于项目的大部分故事,但当然也有一些时候,团队成员不得不把产品负责人或Scrum主管叫过来,问一些看板没有解决的问题。这样的聊天机器人是一个有趣的提议,也许它也会成为一个标准功能。

结论

正如之前所提到的,现在每个大玩家都拥有AI插件。你几乎肯定会收到这些公司的电子邮件和提醒,告诉你去看看他们各自的人工智能产品。试一试,你可能会为自己的工作效率提高而感到高兴。记住:所有的工具都是助手——在你担心它们取代你的管理技能和创造力之前,还需要一段时间。

作者:Jeff Cogswell

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